Nämndsekreterare/registrator sökes till Utbildningsförvaltningen

Beskrivning

Välkommen att söka tjänst som nämndsekreterare/registrator. Vi erbjuder två lediga tjänster. Här får du möjlighet att bidra till utbildningsförvaltningens viktiga uppdrag genom att utveckla och kvalitetssäkra vår ärendehantering och nämndadministration.

Nämndsekreterare/registrator är en ny kombinerad roll som bidrar till att hålla ihop förvaltningens centrala ärendehantering och nämndarbete. Genom att vara två personer i rollen så ges tid till att arbeta med en bredd av frågor och en minskad sårbarhet.

Utbildningsförvaltningen i Göteborg bedriver verksamhet inom kommunal gymnasieskola, vuxenutbildning, yrkeshögskola, anpassad gymnasieskola, Komvux som anpassad utbildning samt studie- och yrkesvägledning.

Nämndsekreterare/registrator ingår i förvaltningsdirektörens stab på avdelningen administration och ekonomi. Avdelningen stödjer förvaltningens kärnverksamhet och är en viktig resurs för att bidra till kvalitet och måluppfyllelse av utbildningsnämndens uppdrag. På avdelningen finns kompetenser inom ekonomi, inköp och upphandling, fastighet, säkerhet samt informations- och ärendehantering. Det finns ett nära samarbete inom enheten och med de olika verksamheterna på utbildningsförvaltningen.

Vår arbetsplats är i fina och centralt belägna lokaler på Skånegatan nära Korsvägen.

Arbetsuppgifter

Eftersom rollen är ny kommer du ha möjlighet att påverka och utveckla arbetet tillsammans med ny kollega och chef. Nämndsekreterare/registrator har en central roll när det gäller att hantera och strukturera förvaltningens allmänna handlingar och hålla ihop nämndarbetet. Man är även sekreterare i samverkansgrupper.  Du ger stöd till chefer och administratörer, utvecklar rutiner och riktlinjer samt utbildar inom arbetsområdena.

Dina arbetsområden:

Nämndadministration

Samordna och administrera beredning av ärenden till Utbildningsnämndens sammanträden, vara nämndsekreterare samt sköta den övriga nämndadministrationen. Nära samarbete med direktören i planering av mötena. Hantera och utveckla den digitala hanteringen av nämndhandlingar i Ciceron.

Post- och dokumenthantering

Övergripande ansvar för att hantera och fördela den post, både fysiska brev och digital e-post, som inkommer till förvaltningen centralt.

Registrering och diarieföring

En central del i uppdraget är att kvalitetssäkra förvaltningens diarieföring. Göteborgs Stad har under 2025 bytt ärendehanteringssystem till Ciceron. En viktig del är att utveckla förvaltningens kompetens och arbetssätt i systemet.  

Stöd och rådgivning

Ge stöd till utbildningsförvaltningens chefer, centrala handläggare och administratörer. Leda ett nätverk av ca 25 administratörer som har i uppdrag att jobba med ärendehantering i kärnverksamheten. Ge stöd, coacha och hjälpa till vid behov.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har högskoleutbildning eller yrkeshögskoleutbildning inom administration eller offentlig förvaltning. Du har god kunskap om den lagstiftning som styr offentlig verksamhet såsom kommunallagen, förvaltningslagen samt offentlighets- och sekretesslagstiftningen.

Du har erfarenhet av administrativt arbete från kommun eller annan offentlig myndighet från liknande uppdrag med ärendehantering och att ge stöd till chefer och kollegor. Du har även erfarenhet från arbete som sekreterare i politisk nämnd.  

Du har god digital kompetens och har erfarenhet av att arbeta i diarie- och ärendehanteringssystem. Det är meriterande om du har erfarenhet av Ciceron.

För att lyckas i rollen behöver du vara strukturerad, noggrann och serviceinriktad. Du har god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift samt är van och trygg att kommunicera muntligt och kan anpassa din kommunikation till mottagaren.

Övrigt

Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Till din intervju behöver du ha med dig pass/nationellt id och eventuellt bevis på uppehållstillstånd om du har ett medborgarskap utanför EU/EES. Detta för att vi som arbetsgivare behöver säkerställa din identitet samt säkra att du har rätt att arbeta i Sverige.

Med hänvisning till lagarna som reglerar registerkontroll så måste den som erbjuds denna tjänst uppvisa utdrag ur belastningsregistret innan anställningsavtal kan upprättas.

I denna rekrytering kan en utökad bakgrundskontroll bli aktuell för slutkandidat.

Till de tjänster där det finns krav på utbildning kommer du som går vidare i rekryteringsprocessen att få lämna in underlag som styrker din utbildning, t.ex. legitimation eller examensbevis. Du kan även bifoga dem direkt i din ansökan.

Vill du veta mer om lön och våra förmåner? Du kan läsa mer om detta direkt på vår hemsida. Där hittar du också övergripande lönestatistik för de större yrkesgrupperna inom Göteborgs Stad: Förmåner och lön - Göteborgs Stad

Lön, ersättningar och förmåner i Göteborgs Stad

Om oss

Vår vision är att Göteborg ska vara en internationellt ledande utbildnings- och kunskapsstad. Utbildningsförvaltningen i Göteborg bedriver verksamhet inom kommunal gymnasieskola, vuxenutbildning, yrkeshögskola, anpassad gymnasieskola, komvux som anpassad utbildning samt studie- och yrkesvägledning.

I vårt arbete har vi ett tydligt elevfokus som sätter kunskap och färdigheter i ett sammanhang där inre motivation, medskapande och lust att lära är viktiga ingredienser. Vi arbetar utifrån alla människors lika värde och rättigheter. Tillsammans skapar vi en arbetsmiljö där både elever och medarbetare är delaktiga och verkar för varandras framgång.